Đề xuất giải pháp triển khai chuyển đổi số trong quản trị nguồn nhân lực

Đề xuất giải pháp triển khai chuyển đổi số trong quản trị nguồn nhân lực

Tác giả: ThS. Khúc Thành Thắng

Những năm gần đây, làn sóng chuyển đổi số trong lĩnh vực Quản trị Nguồn nhân lực đang dần định hình rõ rệt hơn.

Theo Báo cáo Thị trường Tuyển dụng 2021 và Xu hướng Tuyển dụng 2022 của TopCV, 84,8% DN cho rằng việc ứng dụng công nghệ để tối ưu hiệu quả Quản trị Nguồn nhân lực là cần thiết. Đồng thời, 55,7% lãnh đạo DN cho biết sẽ ứng dụng công nghệ để số hóa bộ máy nhân sự trong năm 2022.

Không chỉ dừng lại ở nhu cầu, nhiều DN còn thể hiện rõ cam kết bằng việc sẵn sàng bỏ nguồn ngân sách lớn để đầu tư. Báo cáo liên quan tới tài chính mới đây của Navigos Group cũng cho thấy, có 36% DN dự định đầu tư ngân sách đến 500 triệu đồng, và 27% đồng ý mức ngân sách từ 50 – 200 triệu đồng vào việc phát triển công nghệ phù hợp với mong muốn của họ

Nhìn vào những con số này, rõ ràng việc chuyển đổi số trong Quản trị Nguồn nhân lực đang trở thành yêu cầu bắt buộc – nếu DN không muốn bị bỏ lại trong “cuộc đua” kinh tế số giữa các công ty với nhau.

Không có gì lạ khi thấy cách chuyển đổi kỹ thuật số hiện đang định hình bối cảnh kinh doanh, đặc biệt là sau đại dịch. Hầu hết nó được thúc đẩy hoàn toàn bởi thị trường và nhu cầu của nhân viên. Dưới đây là 9 giải pháp mà các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể áp dụng các giải pháp công nghệ nhân sự có thể mở rộng để thúc đẩy thành công của họ.

1. Dịch vụ thuê ngoài nhân sự có thể giúp đơn giản hóa quy trình tuyển dụng, giảm chi phí hoạt động và tạo điều kiện tiếp cận nhiều hơn với nhóm nhân tài toàn cầu.

Outsourcing là phương pháp kinh doanh hiệu quả được nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước sử dụng. Một trong những dịch vụ outsourcing mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh.

Trong cuộc chiến khốc liệt trên thương trường, kẻ bị đào thải chưa hẳn là kẻ yếu, kẻ phát triển thịnh vượng có thể không mạnh mà vẫn thắng. Giữ vững định hướng và thay đổi phương án kinh doanh tùy thời điểm được coi là điểm mấu chốt để vượt qua đối thủ, tối ưu hóa chi phí và nâng cao năng suất lao động.

Dịch vụ thuê ngoài (outsourcing) là hình thức chuyển giao việc thực hiện một phần chức năng sản xuất kinh doanh nào đó, bao gồm cả tài sản vật chất và nhân lực cho một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài chuyên môn hóa trong lĩnh vực đó. Và nguyên tắc của outsourcing là: “Tôi dành cho mình những công việc mà biết chắc sẽ thực hiện tốt hơn và chuyển giao cho bên thứ ba phần việc mà họ làm tốt hơn tôi”.

Dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực là một biện pháp trong đó các công ty thuê công ty bên ngoài đảm nhiệm một phần hoặc toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến nguồn nhân lực. Dịch vụ nhân sự thuê ngoài bao gồm:

• Dịch vụ thuê ngoài tuyển dụng, bao gồm cả tuyển dụng nhân sự cấp cao
• Dịch vụ cung ứng nhân sự và cho thuê nhân sự
• Dịch vụ tính lương hay còn gọi là dịch vụ Payroll
• Dịch vụ đào tạo

2. Cung cấp cho người mới tuyển dụng và người quản lý trực tiếp của họ các biểu mẫu tuyển dụng trực tuyến và thông tin phúc lợi.

Hiện nay, khi công nghệ ngày càng phát triển, tuyển dụng trực tuyến đang trở thành xu hướng mới mang lại hiệu quả tuyển dụng tốt nhất. Tuyển dụng và phỏng vấn trực tuyến giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và các thủ tục chuẩn bị. Tổ chức phỏng vấn xin việc online giúp nhà tuyển dụng tìm kiếm được những ứng viên tiềm năng, tiếp xúc và học hỏi từ ứng viên có năng lực ở nhiều nơi một cách trực tiếp và nhanh chóng mà không chỉ dựa vào nguồn nhân lực tại khu vực.

Việc tuyển dụng và phỏng vấn trực tuyến cho phép cả nhà tuyển dụng lẫn ứng viên linh hoạt chủ động về thời gian, địa điểm. Điều này có thể hiểu là phỏng vấn trực tuyến không bị phụ thuộc vào một khung thời gian nhất định. Hơn nữa, tuyển dụng và phỏng vấn online có thể mở rộng phạm vi tiếp nhận nhiều đối tượng hơn, giúp doanh nghiệp có thêm sự lựa chọn khi tuyển dụng.

Như vậy, việc tuyển dụng, các biểu mẫu và phỏng vấn online giúp nhà tuyển dụng và người tìm việc có thể tiếp cận nhau dễ hơn dù ở không gian, thời gian nào đồng thời ứng viên nắm bắt được nhanh các thông tin phúc lợi mà công ty đang có.

3. Nâng cao hiệu quả kinh doanh với các quy trình tự động như công nghệ chấm công và tính lương tự động để dễ dàng theo dõi, báo cáo và lưu trữ. 

Trong thời buổi kinh tế thị trường có sự cạnh tranh mạnh mẽ, một phần mềm chấm công tính lương sẽ là một công cụ đắc lực không thể thiếu cho dù doanh nghiệp bạn quy mô lớn hay nhỏ. Thậm chí những đơn vị ứng dụng nền tảng này còn có thể co hẹp phòng quản lý nhân sự lại chỉ còn một nửa nhưng năng suất công việc lại tăng gấp đôi. Mặt khác, công tác quản trị cấp dưới còn được tối ưu hóa cao với phần mềm quản lý nhân sự chấm công tính lương bằng những tính năng vượt trội như: tính công chính xác, tính lương tự động, đánh giá nhân lực chính xác hơn.

4. Trao quyền cho nhân viên bằng hệ thống tự phục vụ cho phép đăng ký quyền lợi.

Hệ thống tự phục vụ cho nhân viên là một ứng dụng trực tuyến cho phép nhân viên truy cập và thay đổi thông tin nhân sự, bảng lương và lợi ích của họ. Thông qua các phần mềm nhân sự, công thông tin và ứng dụng di động nhân viên có thể cập nhật dữ liệu cá nhân, bộ kỹ năng, đăng ký lợi ích và truy cập vào một loạt các công cụ và tài nguyên hữu ích.

Công nghệ nhân sự này là một cách tuyệt vời để giảm quản trị thường xuyên và cho phép nhân viên tìm thông tin nhanh về thông tin nhân sự cá nhân của họ. Có nhiều lợi ích của hệ thống tự phục vụ cho nhân viên, bao gồm quản trị giảm, ít giấy tờ và cải thiện độ chính xác.

6 Lợi ích của hệ thống tự phục vụ cho nhân viên

Hệ thống tự phục cho nhân viên mang đến rất nhiều lợi ích cho hoạt động quản lý nhân sự và các hoạt động kinh doanh khác của doanh nghiệp, công ty. Sau đây là 6 lợi ích tiêu biểu nhất trong các lợi ích mà hệ thống tự phục vụ cho nhân viên mang lại.

+ Tiết kiệm chi phí

Với hệ thống tự phục vụ cho nhân viên, tất cả những thời gian dành cho việc truy cập và cập nhật dữ liệu nhân viên sẽ bị loại bỏ, cho phép có nhiều thời gian hơn để cải thiện môi trường làm việc và tiết kiệm tiền cho các chi phí liên quan đến lực lượng lao động. Hệ thống tự phục vụ cho nhân viên  tăng cường lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc tăng năng suất, cải thiện sự tuân thủ và tiết kiệm thời gian và năng lượng.

+  Tiết kiệm thời gian

Quản trị nhân sự thường xuyên tốn rất nhiều thời gian và năng lượng mà quản lý có thể dành cho những việc khác. Với một hệ thống tự phục vụ cho nhân viên được áp dụng, những người có nhiệm vụ nhân sự sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những thứ như các hoạt động hợp tác kinh doanh chiến lược, tuyển dụng và đào tạo.

Hệ thống cho phép các công ty phân phối thông tin chính về bồi thường, chính sách và lợi ích nhanh chóng cho toàn bộ lực lượng lao động.

+  Kiểm soát và tham gia của nhân viên

Khi bạn cung cấp cho nhân viên khả năng truy cập và cập nhật dữ liệu của riêng họ, điều này không chỉ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc cho công ty mà còn mang lại lợi ích cho nhân viên với thông tin chính xác, minh bạch và kịp thời hơn. Tất cả mọi thứ liên quan đến việc làm của họ đều ở ngay trong tầm tay của họ, mọi lúc và mọi nơi.

Giải phóng thời gian để phát triển doanh nghiệp của bạn bằng cách trao quyền cho nhân viên kiểm soát thông tin của chính họ thông qua các cổng thông tin nhân viên.

+  Thông tin chính xác

Rất nhiều thông tin quan trọng có thể bị nhầm lẫn khi bạn làm việc với một trung gian. Hệ thống tự phục vụ cho nhân viên giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu trùng lặp và tăng độ chính xác lưu giữ hồ sơ bằng cách cho phép nhân viên kiểm tra và thay đổi dữ liệu của họ.

Nhân viên có thể cập nhật thông tin của riêng họ, bao gồm các chứng nhận, liên lạc khẩn cấp, địa chỉ và số điện thoại. Lấy thông tin trực tiếp từ nguồn làm tăng hiệu quả và giảm lỗi.

ESS cũng cung cấp cho nhân viên một nguồn cho tất cả các thông tin của công ty, chẳng hạn như sổ tay, chính sách và thông báo, cắt giảm sự nhầm lẫn và thông tin sai lệch.

+  Quản lý chi phí

Nếu bạn cho phép nhân viên nộp báo cáo chi phí, hệ thống tự phục vụ cho nhân viên sẽ hợp lý hóa quy trình bằng cách cung cấp quyền truy cập 24/7 vào quy trình phê duyệt và hoàn trả, bao gồm tải lên biên lai và quản lý chi phí khi đi công tác.

+  Quản lý nghỉ phép

Quản lý các yêu cầu nghỉ phép và thời gian nghỉ là một trong những nhiệm vụ quan trọng và tốn thời gian nhất đối với người quản lý hoặc bộ phận nhân sự của bạn. Hệ thống tự phục vụ cho nhân viên cho phép bạn theo dõi sự vắng mặt và xác định xu hướng, cũng như cung cấp cho nhân viên khả năng gửi yêu cầu nghỉ phép.

Với hệ thống tự phục vụ cho nhân viên và chấm công tự động, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc đồng thời cải thiện việc tuân thủ các quy định.

5. Áp dụng hệ thống quản lý học tập trực tuyến cung cấp giải pháp toàn diện cho phép nhân viên tiếp cận hàng nghìn khóa đào tạo mới nhất.

Việc lựa chọn giải pháp học tập trực tuyến, nhân viên sẽ được tiếp cận các khóa học một cách dễ dàng trên thiết bị tùy chọn nhờ nội dung học tập phong phú và giao diện hiện đại. Đội ngũ nhân sự được tương tác nhiều hơn với các giảng viên và tham gia các cộng đồng học tập nội bộ để trao đổi và chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng trong ngành. Quan trọng hơn, cấp quản lý có thể theo dõi tổng quan và thúc đẩy lộ trình học tập của nhân viên một cách hệ thống hơn và chính xác hơn, sát với thực tế phát triển của từng nhân viên của mình.

6. Áp dụng công nghệ quản lý hiệu suất trực tuyến giúp hợp lý hóa quá trình xem xét, theo dõi và quản lý các mục tiêu hiệu suất.

Bạn có thể chỉ nghĩ đến kỳ đánh giá hàng năm khi nhắc đến quản lý hiệu suất, nhưng còn nhiều điều hơn thế. Mặc dù đánh giá và xếp hạng hiệu suất chắc chắn có thể đóng góp một phần nào đó, nhưng chúng không phải là cách duy nhất mà các tổ chức nên đo lường và cải thiện hiệu suất của nhân viên.

Quản lý hiệu suất, hiệu quả là quá trình liên tục theo dõi, đánh giá để cải thiện năng suất làm việc – bằng cách đặt ra các mục tiêu cá nhân và đội nhóm phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu đề ra, xem xét và đánh giá tiến độ, đồng thời phát triển kiến thức và kỹ năng của mọi cá nhân, phần thưởng và các chương trình công nhận.

Vì sao quản lý hiệu suất, hiệu quả lại quan trọng?

Về cốt lõi, quản lý hiệu suất phải giúp các tổ chức và nhân viên cải thiện năng suất làm việc của mình, tìm ra những nguyên nhân hạn chế và khắc phục nó một cách kịp thời, nhanh chóng. Hãy xem những điều mà quản lý hiệu suất, hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp của bạn:

– Ở cấp độ tổ chức, quản lý hiệu suất giúp lãnh đạo đo lường sự đóng góp của nhân viên, nhận ra giá trị của họ và thực hiện các thay đổi để hỗ trợ họ tốt hơn trong vai trò của mình.

– Đối với nhân viên, nó giúp họ thấy được điểm mạnh của bản thân, đạt được mục tiêu và phát triển với tư cách là nhân viên và cá nhân.

Muốn các kế hoạch, chiến lược luôn được hoàn thành đúng mục tiêu đặt ra ngay từ đầu, công việc theo sát tiến trình, quản lý hiệu suất làm việc của từng giai đoạn là hoạt động không thể thiếu. Tuy nhiên, phần lớn quản lý hiệu suất chưa được thực hiện đúng. Việc quản lý thông qua đánh giá thường được thực hiện một cách chủ quan, âm thầm từ phía sau và không có ý kiến đóng góp từ những người được đánh giá.

Quản lý hiệu suất không chỉ là một cuộc họp hoặc đánh giá đơn lẻ mà liên quan đến cả quá trình làm việc và cần được xây dựng như một quy trình hoàn thiện. Quản lý hiệu suất không kết thúc khi người quản lý hoàn thành việc đánh giá của họ về một nhân viên.

Làm thế nào để xây dựng một chương trình quản lý hiệu suất hiệu quả?

Tần suất: Nhiều hơn thường tốt hơn

Trong nhiều trường hợp, chỉ thực hiện đánh giá hàng năm là không đủ – chúng không hiệu quả và thiếu chính xác. Ai có thể nhớ hết được những dự án đã qua trong cả năm, chứ đừng nói đến việc tính toán chi tiết những thành công và thất bại? Hơn thế, các nhà quản lý có thể phải nhớ mọi thứ mà các thành viên trong nhóm của họ đã làm.

Các đánh giá hiệu suất hàng năm không thường xuyên thường cố gắng nhồi nhét quá nhiều nội dung vào một lần; các nhà quản lý không thể chi trả đầy đủ lương thưởng, cố vấn nghề nghiệp, lời khuyên về cách cải thiện và các biện pháp kỷ luật có thể có cho mỗi thành viên trong nhóm nếu không dành hàng trăm giờ để theo sát hay nghiên cứu về họ.

Nếu muốn các đánh giá quản lý hiệu suất hiệu quả, chỉ cần thực hiện chúng thường xuyên hơn mà không cần đợi tới những kỳ đánh giá chính thức. Nhà quản lý có các đánh giá chính thức sáu tháng một lần và đăng ký hàng tháng, hàng tuần. Đó cũng là điều mà nhân viên muốn. Theo nghiên cứu, 61% nhân viên thích nhận phản hồi khi các dự án được hoàn thành hoặc trong các cuộc họp không chính thức với người quản lý của họ.

Các cuộc đánh giá thường xuyên không chính thức về hiệu suất có tác động tích cực hơn nhiều đến sự tham gia và hiệu suất của nhân viên, mang lại thời gian và sự quan tâm mà họ xứng đáng có được.

Phản hồi: Tập trung vào điểm mạnh 

Đưa ra phản hồi là trọng tâm của quá trình quản lý hiệu suất và nó thúc đẩy sự phát triển của nhân viên. Cách người quản lý giao tiếp với nhân viên có ảnh hưởng trực tiếp đến việc đào tạo và giữ chân nhân tài.

Vì vậy, điều đó sẽ diễn ra như thế nào ở cấp độ một đối một?

Người quản lý: Đưa ra phản hồi

Khi đưa ra phản hồi , nhà quản lý nên tập trung vào điểm mạnh chứ không phải điểm yếu. Việc tập trung vào điểm mạnh của nhân viên sẽ làm tăng số lượng nhân viên gắn bó và điều đó khiến họ làm việc hiệu quả hơn, giảm căng thẳng và tăng cường sức khỏe tinh thần.

Trong quá trình đánh giá hiệu suất chính thức, như các đánh giá hàng năm, các nhà quản lý cần có bối cảnh và tiêu chí rõ ràng để có thể đánh giá nhân viên một cách công bằng. Nó không chỉ là những câu hỏi mở có thể tạo ra những câu trả lời mơ hồ không thể đưa ra phản hồi hoặc lời khen ngợi cụ thể. Cần có bộ tiêu chí rõ ràng để việc đánh giá không đi theo lối mòn, dựa vào nhận thức cảm tính thường thiếu sót.

Tuy không thể loại bỏ hoàn toàn tính chủ quan nhưng vẫn có thể hạn chế bằng cách thực hiện những cách sau:

– Tạo tiêu chuẩn đánh giá. Bạn sẽ xác định những tiêu chí về hiệu suất sẽ được đánh giá và những gì nhân viên mong đợi.

– Đánh giá dựa trên bằng chứng. Đánh giá hiệu quả dựa trên kết quả thực của nhân viên.

– Đơn giản hóa các câu hỏi. Thay vì có những câu hỏi lớn, rộng mở ra những câu trả lời dài dòng, mang tính chủ quan, hãy hạn chế sự chủ quan bằng cách đặt những câu hỏi đơn giản, mang tính lựa chọn hành động hơn là cảm giác.

– Giảm số lượng câu hỏi. Đặt quá nhiều câu hỏi dễ gây chán nản, mệt mỏi và bạn sẽ nhận được những câu trả lời bề nổi, mang tính hình thức.

– Kiểm tra kết quả cho sự thành kiến. Kiểm tra kỹ lại các mẫu đánh giá để thấy bạn vẫn đang ủng hộ một số nhân viên hoặc thành kiến một đối tượng nào đó.

Nhân viên: Nhận phản hồi

Phần lớn nhân viên sẽ cảm thấy như thế nào khi nhận được phản hồi phụ thuộc vào văn hóa nơi làm việc. Ở bất kỳ nơi làm việc nào cũng cần có sự cởi mở, minh bạch và quan tâm thực sự đến cảm xúc của nhân viên, giúp xây dựng lòng tin và thiện chí.

Vậy làm thế nào để đảm bảo rằng nhân viên không chỉ tin tưởng vào phản hồi mà họ nhận được mà còn hành động theo phản hồi đó? Dưới đây là một số mẹo để đưa ra phản hồi thúc đẩy hành động của nhân viên:

– Hãy thực hiện nó ngay lập tức. Như đề cập từ trước, 61% nhân viên thích nhận phản hồi khi các dự án đã hoàn thành, có nghĩa là họ muốn nhận được phản hồi trong khi trải nghiệm vẫn còn mới mẻ.

– Hãy thực hiện trực tiếp. Mặc dù phản hồi trực tiếp có thể phức tạp nếu quản lý từ xa, nhưng nói chuyện trực tiếp khiến phản hồi trở nên đáng tin cậy hơn là một email vô cảm. Ngoài ra, việc trực tiếp giúp ít xảy ra hiểu lầm hơn, vì nhân viên có thể đặt câu hỏi hoặc yêu cầu sự định hướng ngay thời điểm đó.

–    Hãy biến nó thành một cuộc trò chuyện hai chiều. Nhân viên  nên là một phần tích cực của cuộc trò chuyện cải thiện hiệu suất. Các nhà quản lý có thể là người đưa ra phản hồi, nhưng họ không cần phải trả lời tất cả các câu hỏi. Đây có thể là cơ hội để người quản lý đặt câu hỏi và lắng nghe nhân viên của mình.

– Hãy cụ thể. Tìm hiểu chi tiết để biết chính xác những gì nhân viên đang làm và đưa ra trợ giúp cụ thể, có ý nghĩa thực tế. Ngay cả khi khen ngợi, chỉ nói “Làm tốt lắm!” sẽ không thúc đẩy những cải tiến lâu dài. Nếu bạn nói cho ai đó biết chính xác những gì họ đã làm đúng, thì bạn cũng đang nói với họ cách lặp đi lặp lại thành công.

Thiết lập mục tiêu: Phát triển nhân viên để phát triển tổ chức 

Đề ra mục tiêu hiệu suất cá nhân rất quan trọng trong việc giúp tổ chức của bạn cải tiến cũng như hỗ trợ sự phát triển của mỗi nhân viên. Nếu bạn giúp nhân viên đặt và đạt được mục tiêu, họ sẽ cảm thấy gắn bó hơn bằng cách tập trung vào việc phát triển điểm mạnh của bản thân và bạn sẽ có một lực lượng hoạt động hiệu quả hơn.

Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để đặt mục tiêu hiệu suất và sử dụng chúng để giúp nhân viên cảm thấy gắn bó hơn và có động lực cải thiện hiệu suất của họ:

– Nhân viên nên thiết lập các mục tiêu tập trung, phù hợp với kế hoạch hành động. Những mục tiêu lớn thường ấn tượng, nhưng chúng có thể nhanh chóng bị bỏ rơi vì thường mơ hồ hoặc quá rộng hay quá sức để đạt được trên thực tế. Thay vào đó, nhân viên nên đi sâu vào cốt lõi những gì muốn cải thiện và chia nhỏ mục tiêu lớn thành từng bước hành động.

– Người quản lý nên giúp nhân viên đặt mục tiêu. Sự tham gia của người quản lý có thể giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe và hỗ trợ. Người quản lý có thể kiểm tra tiến độ, cho hướng dẫn và chỉ dẫn nhân viên đến các vấn đề liên quan, những người cố vấn khác trong tổ chức,…

– Các nhà quản lý nên giúp nhân viên kết nối các mục tiêu cá nhân của họ với các mục tiêu của tổ chức. Nhân viên sẽ hiệu quả hơn và cảm thấy gắn bó hơn nếu họ thấy nỗ lực của mình đóng góp như thế nào vào thành công lớn của tổ chức.

– Các mục tiêu phải linh hoạt. Thực tế và hoàn cảnh thay đổi, và các mục tiêu cũng vậy. Người quản lý và nhân viên nên làm việc cùng nhau để tìm ra liệu các mục tiêu có còn quản lý được, thực tế và phù hợp hay không.

– Nhân sự nên cung cấp các cơ hội phát triển nghề nghiệp và chuyên môn. Các nhà quản lý có thể làm rất nhiều việc để cố vấn và huấn luyện nhân viên, nhưng bộ phận nhân sự có thể thực hiện các chương trình đào tạo rộng hơn có lợi cho các nhóm nhân viên lớn hơn.

Theo dõi tiến độ: lưu trữ bản ghi về hiệu suất, mục tiêu và phản hồi

Quản lý hiệu suất tốt hơn có nghĩa là mọi người phải tham gia nhiều hơn vào quy trình:

– Nhân viên cần suy nghĩ nhiều hơn về cách họ muốn phát triển trong tổ chức.

– Người quản lý cần kiểm tra nhân viên thường xuyên hơn và cố vấn cho họ.

– Nhân sự cần báo cáo với lãnh đạo về việc toàn bộ tổ chức đang hoạt động như thế nào trong khi giám sát nỗ lực của từng cá nhân kết hơp lại.

Nhưng nếu không có một số loại hệ thống để theo dõi tất cả thông tin này, bạn sẽ nhanh chóng gặp phải vấn đề tương tự như khi chỉ thực hiện đánh giá hàng năm: không sẽ nhớ những gì nhân viên đã thực hiện và hiệu suất sẽ không cải thiện.

Bạn phải theo dõi hiệu suất tổng thể, tốt hơn là thông qua phần mềm quản lý hiệu suất, giúp dễ dàng tổng hợp hiệu suất tổng thể đồng thời cung cấp cho người quản lý và nhân viên các tùy chọn để theo dõi các mục tiêu và phản hồi cá nhân.

Phần thưởng và sự công nhận phù hợp 

Quản lý hiệu suất là giúp nhân viên phát triển kỹ năng của họ ở nơi làm việc và hơn thế nữa, phần thưởng và sự công nhận giúp nhân viên cảm thấy có giá trị khi được thừa nhận sự tiến bộ hay hiệu suất của họ, đồng thời khuyến khích nhân viên đạt được các mục tiêu nhất định.

Không nên gắn phần thưởng với đánh giá hiệu suất. Đảm bảo rằng người quản lý biết cách tách các cuộc trò chuyện về lương thưởng với các cuộc trò chuyện về hiệu suất. Đánh giá hiệu suất gắn liền với lương thưởng có thể tạo ra một văn hóa hướng về sự đổ lỗi, làm tăng phân cấp tính hệ thống, suy yếu tính tập thể, không khuyến khích nói chuyện thẳng thắn và dễ bị chính trị hóa.

Hãy thưởng cho nhân viên của bạn vì đã đạt được các mục tiêu về hiệu suất của họ. Một chương trình khen thưởng công bằng, được cân nhắc kỹ lưỡng có thể là một cách hiệu quả để tạo động lực cho nhân viên. Nhưng khi bạn đang cố gắng xây dựng một quy trình quản lý hiệu suất trung thực, hiệu quả và thực sự giúp nhân viên cải thiện, hãy ngừng nói về các quyết định trả lương trong quá trình đánh giá.

Việc khen ngợi nhân viên trong quá trình đánh giá hiệu suất là hoàn toàn tốt – miễn là nó không chỉ đơn thuần được sử dụng để xoa dịu những lời chỉ trích. Khi được thực hiện đúng, sự công nhận sẽ giúp nhân viên gắn bó và hài lòng với công việc của họ.

Công nhận đúng cách giúp nhân viên thấy được ý nghĩa và mục đích trong công việc của mình. Nên tích cực xây dựng chương trình công nhận dựa trên các giá trị cốt lõi của doanh  nghiệp mình. Không liên kết với các giá trị của tổ chức, một chương trình công nhận có thể nhanh chóng phát triển một cách tùy ý và ngẫu nhiên hơn là một chương trình được thiết kế đặc biệt để cùng phát triển nhân viên và tổ chức của bạn.

Đem đến một quy trình quản lý hiệu suất hoàn thiện, Humax là nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp phát triển nguồn nhân lực để phát triển tổ chức:

– Theo dõi và quản lý hiệu suất tổng thể với hệ thống các phương pháp đánh giá linh động xây dựng theo đặc trưng ngành: Bộ tiêu chí đánh giá KPI, phương pháp OKR, ASK,..

– Nhật ký đánh giá (Feedback continue) với chu kỳ hàng ngày, hàng tuần để phản hồi thường xuyên, giúp đỡ kịp thời thay vì phải đợi kỳ đánh giá chính thức theo tháng, năm.

– Phân quyền đánh giá, tạo luồng rõ ràng, nhân sự tương tác hai chiều tự đánh giá hoặc quản lý đánh giá.

– Hệ thống thông tin tập trung và đồng nhất, lưu trữu thông tin về hiệu suất, mục tiêu và phản hồi

– Chính sách trao thưởng và ghi nhận, xuất phát từ mục tiêu đánh giá tìm ra nhân sự tốt, tạo động lực gắn bó với tổ chức.

7. Cung cấp cho người lao động quyền truy cập ngay vào các hướng dẫn an toàn tại nơi làm việc.

An toàn lao động là giải pháp phòng, chống tác động của các yếu tố nguy hiểm nhằm đảm bảo không xảy ra thương tật, tử vong đối với con người trong quá trình lao động. Nói cách khác an toàn lao động chính là giải pháp để không xảy ra tai nạn lao động trong quá trình thực hiện công việc

Ví dụ: hệ thống công nghệ quản lý an toàn lao động, quản lý rủi ro và ứng cứu khẩn cấp gồm: Hệ thống quản lý an toàn lao động qua ứng dụng công nghệ thông tin (ECP) và hệ thống quản lý an toàn lao động, quản lý rủi ro và ứng cứu khẩn cấp qua tổng đài tin nhắn, sử dụng điện thoại thông minh hoặc Ipad, máy tính bảng đã được cài đặt phần mềm ECP mobile, đăng nhập vào phần mềm, lựa chọn công việc được phân công, chụp ảnh và gửi lên phần mềm theo trình tự. Những hình ảnh này lập tức được gửi lên hệ thống cơ sở lưu trữ dữ liệu.

Các Trung tâm kiểm tra, kiểm soát an toàn lao động (từ cấp đơn vị cơ sở, công ty đến cấp Tổng Công ty) đăng nhập tài khoản trên phân hệ ECP web core (Website) hoặc ECP monitor (màn hình ti vi) chọn công việc và xem hình ảnh gửi từ hiện trường làm việc. Nếu phát hiện tồn tại, sai sót, sẽ phản hồi ngay với đơn vị công tác để khắc phục, tránh xảy ra tai nạn lao động.

Một số chức năng của hệ thống như: Nhận diện khuôn mặt nhân viên đơn vị công tác, nhận diện hình ảnh mất an toàn bằng trí tuệ nhân tạo (AI); tiến tới hoàn thiện và sử dụng chức năng dẫn đường cho đơn vị công tác đến vị trí làm việc, loại bỏ nguy cơ tiềm ẩn tai nạn do làm việc nhầm vị trí.

8. Triển khai các công cụ trực tuyến để hỗ trợ làm việc theo nhóm từ xa và tại chỗ

Làm việc từ xa đang dần trở thành xu hướng sau khi Covid-19 xảy ra. Nhằm mục đích duy trì tiến độ công việc, cũng như giảm thiểu tỷ lệ lây nhiễm giữa các nhân viên, nhiều doanh nghiệp đã khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà.  Tạo nên xu hướng Remote-working trên khắp các lĩnh vực. Nếu bạn cũng là một người làm việc từ xa, đừng bỏ lỡ 10 công cụ cực kỳ hữu ích dưới đây.

Lợi ích của làm việc từ xa:

• Có khoảng, 30% nhân viên đồng ý rằng giao tiếp từ xa giúp họ làm việc có năng suất hơn
• 82% người làm việc từ xa cảm thấy ít áp lực hơn so với làm việc tại văn phòng
• 87% người làm việc từ xa trong các cuộc họp video trực tuyến cảm thấy được kết nối nhiều hơn
• 68% những người trẻ đang tìm việc làm nói rằng họ sẽ quan tâm nhiều hơn đến các doanh nghiệp cho phép họ làm việc từ xa

–  Theo một khảo sát toàn cầu được thực hiện bởi PGI, 68% những  người làm việc từ xa trên toàn thế giới sẽ rời bỏ công việc hiện tại của họ để chuyển sang những công việc có thể làm việc toàn thời gian tại nhà.

9. Thúc đẩy sự tham gia của nhân viên thông qua các chiến lược kỹ thuật số

Mục đích chính của các công cụ phần mềm là giúp mọi người làm việc dễ dàng hơn . Với sự trợ giúp của phần mềm, mọi người có thể làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn – đơn giản bằng cách tự động hóa các tác vụ nhất định. Họ cũng có thể đưa ra quyết định tốt hơn – bằng cách truy cập vào đúng dữ liệu vào đúng thời điểm.

Vấn đề là mọi người thường cảm thấy bị đe dọa bởi công nghệ mới; họ lo lắng họ có thể bị thay thế bởi nó. Trong một số trường hợp khác, nhân viên không nhìn thấy giá trị gia tăng của giải pháp và họ không hiểu tại sao họ không thể tiếp tục làm việc theo cách mà họ đã quen. Đây là những nguồn chính chống lại sự thay đổi . Tuy nhiên, có một điều nữa cần xem xét khi thảo luận về tác động của chuyển đổi kỹ thuật số đối với con người trong các tổ chức. Với các công cụ phần mềm khác nhau, có thể khó khăn để “giữ liên lạc” với nhân viên và thực sự giao tiếp với họ thay vì chỉ xử lý (và dựa vào) dữ liệu.

ÁP DỤNG THAY ĐỔI: PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN NGƯỜI DÙNG LÀ TRÊN HẾT

Khi chuẩn bị và lập kế hoạch cho các dự án số hóa, các công ty dành nhiều thời gian và công sức để xem xét những lợi ích mà giải pháp được lựa chọn sẽ mang lại cho tổ chức. Chúng thường bao gồm ROI nhanh, khả năng truy xuất nguồn gốc tốt hơn, hiệu quả sản xuất cao hơn hoặc giảm chất thải. Bao nhiêu năng lượng được dành cho việc phân tích nhu cầu của những nhân viên sẽ sử dụng giải pháp? Mức độ quan tâm đến lợi ích của người dùng (theo định nghĩa, khác với lợi ích của công ty) như thế nào?

Tập trung vào người dùng ngay từ đầu sẽ giúp giảm sự phản kháng của nhân viên và góp phần áp dụng thay đổi suôn sẻ hơn.

Dưới đây là tổng quan về 4 bước mà bạn có thể thực hiện để tăng sự tham gia của nhân viên trong các dự án số hóa.

+  XÁC ĐỊNH NGƯỜI DÙNG CHÍNH VÀ NHU CẦU CỦA HỌ

Đầu tiên, bạn cần hiểu người dùng chính là ai. Vai trò và trách nhiệm của họ là gì? Họ cần gì từ giải pháp để thực hiện công việc hiệu quả hơn?

+  XÁC ĐỊNH LỢI ÍCH CỦA NGƯỜI DÙNG

Thay đổi sẽ ảnh hưởng đến người dùng như thế nào? Làm thế nào họ sẽ được hưởng lợi từ giải pháp? Giải pháp sẽ giúp tự động hóa những tác vụ thường xuyên nào? Giải thích cho nhân viên của bạn rằng họ sẽ có thể tập trung vào công việc có ý nghĩa thay vì lãng phí thời gian vào những nhiệm vụ “nhàm chán”. Cố gắng càng cụ thể càng tốt. Tạo ra một tầm nhìn mà người dùng sẽ có thể xác định được.

+  THIẾT LẬP KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG VÀ ĐÀO TẠO

Hãy suy nghĩ về cách tốt nhất để giao tiếp với người dùng để giữ họ tham gia vào mọi bước của con đường. Đặc biệt chú ý đến kế hoạch đào tạo. Thiết lập một chương trình đào tạo tốt đảm bảo rằng người dùng sẽ có thể làm việc với công cụ một cách hiệu quả – có nghĩa là họ sẽ nhanh chóng trải nghiệm những lợi ích.

+  LIÊN TỤC CẢI TIẾN

Khi nhân viên bắt đầu sử dụng phần mềm, cần phải tiếp tục thu thập phản hồi và làm việc cùng nhau để liên tục cải tiến giải pháp. Nếu người dùng cảm thấy rằng bạn lắng nghe họ và cởi mở với các đề xuất của họ , họ sẽ sẵn sàng tham gia tích cực hơn vào quá trình này.

KHAI THÁC TỐI ĐA TIỀM NĂNG CỦA CON NGƯỜI TRONG KỶ NGUYÊN KỸ THUẬT SỐ

Hãy tưởng tượng bạn đã triển khai thành công một giải pháp và nhân viên của bạn đang sử dụng nó. Một thách thức mới đang ở phía trước của bạn: đảm bảo rằng công cụ phần mềm vẫn là một “người phục vụ tốt” thay vì trở thành một “người chủ tồi”. Chúng ta có nghĩa là gì vậy? Mặc dù việc sử dụng các công cụ phần mềm có những lợi ích không thể nghi ngờ (chẳng hạn như tính khả dụng của dữ liệu và khả năng truy xuất nguồn gốc), bạn cần đảm bảo rằng bạn vẫn đặt nhân viên, kiến ​​thức và tiềm năng của họ lên hàng đầu . Nói cách khác, bạn nên coi hệ thống chỉ như một nguồn dữ liệu. Đó là những người có thể hiểu và đánh giá dữ liệu; quyết định dựa trên dữ liệu.

Chính những người làm tăng giá trị cho dữ liệu.

BÀI HỌC RÚT RA: CHUYỂN ĐỔI KỸ THUẬT SỐ NHƯ MỘT QUÁ TRÌNH LẤY CON NGƯỜI LÀM TRUNG TÂM

• Thu hút những người dùng chính ngay từ đầu của các dự án số hóa. Hãy dành thời gian để xác định nhu cầu của họ cũng như những lợi ích mà hệ thống mới sẽ mang lại cho họ.
• Giao tiếp với họ trong suốt quá trình và thiết lập một kế hoạch đào tạo hiệu quả .
• Sẵn sàng thu thập phản hồi từ tất cả các bên liên quan và cởi mở với các đề xuất có thể cải thiện quy trình hoặc trải nghiệm người dùng.
• Hãy nhớ rằng hệ thống chỉ cung cấp dữ liệu – nhân viên của bạn thêm giá trị thực .

Xin trân trọng và cảm ơn!

Tác giả: ThS. Khúc Thành Thắng

->>>Ceo & Founder, Giảng Viên:

. Sàn TMĐT FastEhome.com

. Hệ thống bán lẻ Sản Phẩm Healthy và Công nghệ ehomepire.com

. Sàn Mua bán & Rao Vặt Quangbakinhdoanh.com

. Nông Sản Ehome Farm

. NôngTrạiDừa.com

. Đặc Sản Bến Tre RượuDừaNamKinh.com

. Chuyên Trang Đầu Tư Thông Minh Tại Nhà EhomeStock.vn

. Huấn luyện Đào Tạo